Zarządzanie projektem
Instytucjonalnym Koordynatorem Projektu Nowoczesne Materiały i Innowacyjne Metody dla przetwarzania i monitorowania Energii MIME jest Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk (http://www NULL.ifpan NULL.edu NULL.pl/) w Warszawie.
Zarządzanie projektem realizowane jest w oparciu o Umowę o powołaniu Konsorcjum. Dokument ten reguluje wszystkie aspekty administracyjne i prawne aspekty działania. Jest on umieszczony na stronie internetowej projektu, w domenie ograniczonego dostępu.
Celem prawidłowej realizacji zadań i efektywnego zarządzania Projektem jego realizatorzy działają w oparciu o strukturę organizacyjną zilustrowaną na poniższym rysunku.
System zarządzania Projektem zakłada dwupoziomową strukturę organizacyjną, w której zasadniczymi organami są: Rada Projektu na poziomie strategicznym oraz Koordynator Projektu i Komitet Wykonawczy Projektu na poziomie operacyjnym. Są one wspierane przez Pełnomocnika d.s. Wdrożeń oraz Biuro Projektu zapewniające obsługę organizacyjno-administracyjną i prawną Rady i Koordynatora.
Poniżej przedstawiamy rolę i tryb działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
Rada Projektu
Pełni nadzór nad realizacją Projektu w sprawach
- oceny postępu prac i ich zgodności z harmonogramem,
- modyfikacji planu prac w przypadkach uzasadnionych nowymi zdobyczami wiedzy światowej czy też nowymi priorytetami/trendami,
- dystrybucji środków finansowych do uczestniczących instytucji,
- rozwiązywania potencjalnych konfliktów wewnętrznych,
- zarządzania projektem w powiązaniu z działalnością Komitetu d.s. Wdrożeń.
Rada Projektu ma w swym składzie następujących członków:
- Prof. dr hab. Jacek Kossut – Przewodniczący Rady,
- Prof. dr hab. Leszek Sirko, Dyrektor IF PAN,
- Mgr inż. Zbigniew Poznański, Dyrektor ITE,
- Prof. dr hab. inż. Tadeusz Szmuc, Prorektor AGH d.s. Współpracy,
- Prof. dr hab. inż. Jerzy Lis,
- Prof. dr hab. Andrzej Suchocki, koordynator Projektu.
Rada Projektu działa zgodnie z poniższymi zasadami.
- spotkania Rady Projektu odbywają się każdorazowo i bezpośrednio po spotkaniach technicznych realizatorów Projektu,
- decyzje Rady Projektu są poddawane głosowaniu i podejmowane większością głosów, przy czym każda z uczestniczącej instytucji ma jeden głos oraz prawo votum separatum.
Koordynator
Koordynator Projektu MIME sprawuje nadzór nad realizacją projektu, a w jego kompetencjach leżą w szczególności:
- koordynacja działań pomiędzy realizatorami Projektu i instytucją nadzorującą,
- odpowiedzialność za przygotowanie rozliczeń kosztów finansowania projektu,
- monitorowanie i raportowanie wyników projektu,
- organizowanie regularnych spotkań partnerów zgodnie z uzgodnionym wcześniej terminarzem,
- natychmiastowe informowanie instytucji nadzorującej projekt o ewentualnych odstępstwach od harmonogramu lub jakichkolwiek zmianach warunkujących osiągnięcie planowanych wyników,
- działania mediacyjne w przypadku konfliktów wewnętrznych,
- odpowiedzialność za przygotowanie i przedstawienie Raportów kwartalnych, rocznych i Raportu Końcowego w odniesieniu do kamieni milowych, wyników cząstkowych i wyniku końcowego,
- organizowanie spotkań Rady Projektu oraz spotkań Technicznych Projektu oraz protokołowanie przebiegu tych spotkań,
- nadzór nad portalem internetowym projektu.
Z uwagi na wielkość i charakter projektu przewiduje się również powołanie zastępcy Koordynatora Projektu.
Komitet Wykonawczy Projektu
Tworzą go liderzy Pakietów Zadaniowych i kierownicy Zadań, a przewodniczy mu Koordynator Projektu. Rolą Komitetu jest skoordynowany nadzór nad poprawną realizacją celów projektu, w tym monitorowanie sprzężenia zwrotnego pomiędzy poszczególnymi zadaniami oraz osiągnięciem kamieni milowych i wyników cząstkowych.
Komitet Wykonawczy Projektu ma w swym składzie następujących członków:
| IF PAN: | Prof. dr hab. Marta Cieplak, Prof. dr hab. Marek Godlewski; Prof. dr hab. Grzegorz Karczewski, Prof. dr hab. Andrzej Mycielski, Prof. dr. hab. Tomasz Story, Doc. dr hab. Andrzej Wiśniewski; doc. dr hab. Andrzej Szewczyk; |
| ITE: | Prof. dr hab. Anna Piotrowska, dr inż. Eliana Kamińska, dr inż. Wojciech Słysz, dr. inż. Michał Cież; |
| AGH: | Prof. dr hab. inż. Janina Molenda. |
Pełnomocnik d.s. Wdrożeń
Pełni rolę doradczą dla Rady Projektu w kwestiach zarządzania wiedzą, ochrony własności intelektualnych, upowszechniania i komercjalizacji wyników projektu. Z uwagi na to, że nadrzędnym projektu jest ochrona i eksploatacja wartości intelektualnych, sprawy patentów, licencji i w ogólności zarządzania wiedzą są stałym punktem programu spotkań Rady Projektu. Pełnomocnik ds. wdrożeń jest odpowiedzialny za procedury związane z ochroną własności intelektualnej i ich przestrzeganie.
Pełnomocnik d.s. Wdrożeń jest powoływany decyzją Rady Projektu i nawiązuje kontakty z ekspertami i ewentualnie przedstawicielami biznesu zainteresowanymi proponowanymi rozwiązaniami technologicznymi opracowanymi w trakcie wykonywania projektu. W jego skład wchodzą eksperci z dziedziny technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych oraz przedstawiciele biznesu. Pełnomocnik ds. wdrożeń uczestniczy w spotkaniach Komitetu Wykonawczego Projektu, oraz – w razie potrzeby – w spotkaniach Rady Projektu. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za przygotowanie procedur i zaleceń dla Rady Konsorcjum w kwestiach eksploatacji i upowszechniania wyników projektu, takich jak
- ustalenie i ocena realizacji Planu wdrożeń i upowszechniania wyników,
- uczestnictwo w działaniach związanych z publikowaniem, ochroną własności intelektualnej i rozpowszechnianiem wyników,
- identyfikowanie obszarów, które mogą być przedmiotem ochrony własności intelektualnej i rozpowszechniania wyników,
- doradztwo w sprawach negocjowania praw dostępu i licencji,
- doradztwo w sprawach nowych projektów z udziałem MŚP.
Zasady logistyczne
W zarządzaniu projektem przyjęto następujące zasady:
- Spotkania Techniczne wszystkich realizatorów Projektu odbywają się corocznie. Organizowane są przez koordynatora projektu po wcześniejszym uzgodnieniu dokładnego terminu i programu. W czasie spotkania liderzy pakietów zadaniowych sprawozdają postęp prac w poszczególnych zadaniach, ze szczególnym uwzględnieniem kamieni milowych i wyników cząstkowych oraz skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów i wskaźników rezultatów. Spotkania odbywają się rotacyjnie w każdej instytucji uczestniczącej w projekcie, z zachętą udziału całego personelu badawczego zaangażowanego w realizację projektu. Wcześniejsze zaproszenia są przesłane do instytucji zewnętrznych nadzorujących projekt,
- co 6 miesięcy odbywają się Spotkania Koordynacyjne Komitetu Wykonawczego Projektu. Organizowane są przez koordynatora projektu, po wcześniejszym uzgodnieniu dokładnego terminu i programu. W czasie spotkania liderzy pakietów zadaniowych sprawozdają postęp prac w poszczególnych zadaniach, ze szczególnym uwzględnieniem kamieni milowych i wyników cząstkowych oraz skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów i wskaźników rezultatów,
- każdy Pakiet Zadaniowy (PZ) jest koordynowany przez Lidera PZ, odpowiedzialnego za monitorowanie zaplanowanych w pakiecie zadań oraz terminowe dostarczenie wyników cząstkowych,
- Liderzy PZ przekazują pisemne streszczenia z postępu prac do Koordynatora Projektu oraz do uczestników spotkań Technicznych,
- całość wyników ze wszystkich PZ jest przedmiotem Raportów Cząstkowych, Raportów Rocznych i Raportu Końcowego,
- do obowiązków Lidera PZ należy poinformowanie Rady Konsorcjum o ewentualnych poślizgach w terminowym dostarczaniu wyników cząstkowych i kamieni milowych.
Biuro konsorcjum
| Kierownik projektu: | Prof. dr hab. Andrzej Suchocki |
| Zastępca Kierownika: | Prof. dr hab. Grzegorz Karczewski |
| Pełnomocnik d.s. wdrożeń: | Doc. dr hab. Andrzej Wiśniewski |
Pracownicy biura:
Mgr Krzysztof Mialik (lider grupy administracyjnej)
Mgr Iwona Kaniecka
Mgr inż. Maciej Zajączkowski (odpowiedzialny za promocję)
Mgr Martyna Cinak
Mgr Agnieszka Jędrzejewska
Ewa Zielińska